Heute DMS,
- Keine Lust mehr auf überfüllte Aktenschränke?
- Platzt das Archiv im Keller bereits aus allen Nähten?
- Ist es nicht besser, Dokumente zu finden, statt diese ständig zu suchen?
Mit uns wirst du das Papier los!
Was versteht man unter einem DokumentenManagementSystem?
Angebot, Bestellung, Lieferschein, Rechnung – ausdrucken, Kopien erstellen und abheften. Ab einer gewissen kritischen Masse lässt sich die Papierflut einfach nicht mehr im Zaum halten. Man sucht mehr, als dass man findet. Die Lösung hierfür lautet DMS!
Ein Dokumenten Management System übernimmt die digitale Verwaltung von Dokumenten. Diejenigen Dokumente, welche in Papierform vorliegen, werden eingangs digitalisiert und dann zusammen mit den bereits digital vorliegenden Dokumenten kategorisiert und in einem revisionssicheren Archiv abgelegt.
Ein DMS übernimmt die Verwaltung deiner
Auftragsbestätigungen
Verträge
Dokumente
Angebote
Lieferscheine
Rechnungen
Es liegt auf der Hand, dass papierbasierte Prozesse an dieser Stelle wie ein Bremsklotz wirken – zeitintensiv, unübersichtlich, nebst aller anderen Nachteile des Mediums Papier. Digitales Dokumentenmanagement schafft hier Abhilfe und bringt dich einen gewaltigen Schritt voran in der digitalen Transformation.
- Digitalisieren statt ausdrucken und Ordner stapeln
- Per Mouse-klick verwalten und Stauraum einsparen
- Finden statt suchen
Zudem ist der ökologische Fußabdruck in Unternehmen zu einem gewichtigen Argument avanciert. Durch die papierlose Haltung von Dokumenten leistet man einen Beitrag, um nachhaltig mit endlichen Ressourcen umzugehen und Kosten einzusparen.
Mach noch heute den ersten Schritt in Richtung papierloses Büro. Digital gestützt ist der Prozess selbst schlanker, dadurch effizienter und schlussendlich auch kostensparender. Einmal digital erfasst und abgelegt ist der Zugriff auf historische Dokumente ein Kinderspiel.
Optimieren mit EASY
Nutze dein volles Potenzial
Dank EASY DMS Immer einen Schritt voraus
EASY DMS ist eine leistungsstarke, flexible und beliebig skalierbare ECM-Lösung und damit das ideale DMS für Großunternehmen, den Mittelstand und kleine Betriebe. Das Dokumenten-Management-System von EASY macht den Schritt in die Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse möglich. Ganz gleich, ob die Daten und Dokumente auf Unternehmensservern oder in der Cloud liegen: Freue dich mit EASY DMS auf leichteren Zugang zu deinen Dokumenten und Belegen.
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Als Partner der EASY Software AG können wir unseren Kunden drei Jahrzehnte Erfahrung anbieten. Die Philosophie hinter deren ganzheitlichem Ansatz lässt sich hervorragend mit unserer Arbeitsweise wie auch unseren Werten und Visionen verbinden. Angetrieben durch unsere innovativen Lösungen und kurzen Laufwege ergibt sich eine perfekte Mischung ganz im Sinne unserer anspruchsvollen Kunden.
Hasan Boyraz
EASY Software in Zahlen
1
%
Marktanteil
1
Länder
1
gegründet
1
Installationen
1
Mio.
Umsatz
digital = effizient
Wir sichern Vorteile durch DMS
EASY SOFTWARE Vorteile auf einen Blick
Durch den modularen Aufbau und die etlichen, möglichen Schnittstellen ergeben sich eine Vielzahl von Optimierungsansätzen. Natürlich lässt sich alles ohne Weiteres an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Die sich dadurch ergebende Flexibilität stellt sicher, dass sich das DMS stets an Ihre Arbeitsweise anpasst und nicht umgekehrt.
Der papierlose DMS-Prozess
Es ist ein weiter Weg vom Eingang einer ausgedruckten oder auch per E-Mail versandten Rechnung bis hin zur Ablage im revisionssicheren Archiv. Unser Ziel ist es, den kompletten Prozess digital abzubilden und Dokumente für jeden Befugten auffindbar zu machen. Hierfür spielen neben den technischen Herausforderungen auch rechtliche Aspekte eine große Rolle – Stichwort DSGVO. All dies lässt sich mit Hilfe eines DMS sauber und effizient abbilden. Neben diesen ökonomischen Aspekten gewinnt auch die ökologische Betrachtungsweise eine immer bedeutendere Rolle. Ein Ansatz, dem nur das papierlose Büro gerecht wird.
Digitale Belegerfassung
Belege und Dokumente, die auf Papier eingehen, werden vom Anwender mittels Scanner digitalisiert. Inhalte vom Fax-Server oder E-Mail-Anhänge werden natürlich automatisch erkannt. Die digitalisierten oder bereits digital vorliegenden Dokumente werden mittels OCR-Technologie ausgelesen.
Interpretation der digitalen Belege
Die Inhalte der digitalen Belegerfassung werden automatisch erkannt und mit den Datensätzen in der Datenbank abgeglichen. Ein Ablagevorschlag wird generiert.
Zuordnung
Im Regelfall erfolgt eine automatische Zuordnung der digitalen Belege zum vorhandenen Datenbank-Objekt. Im Bedarfsfall ist auch ein manuelles Zuordnen möglich.
Recherche
Wird der digitale Beleg gesucht, ist er über Volltextrecherche und intelligente Filterfunktionen in Windeseile gefunden und kann von jedem Anwender mit entsprechenden Zugriffsrechten orts- und zeitunabhängig aufgerufen werden.
Archivierung
Revisionssichere, übersichtliche Ablage der relevanten Informationen bei gleichzeitiger Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen (GoBD). Ebenso erfolgt hier die schnelle und einfache Verteilung von Dokumenten im Unternehmen.
Unsere Mission ist es, das papierlose Büro bei allen Kunden zu etablieren. Für mich persönlich sind ökologische Aspekte wie auch die schnelle Verarbeitung und das Wiederfinden von Dokumenten die entscheidenden Argumente. Unabhängig von Unternehmensgröße zeigen wir dir gerne, wie du mit uns als Implementierungspartner schon bald die Vorteile eines leistungsstarken DMS genießen kannst.
