Die Ausgangssituation vor
der Einführung des DMS
der Einführung des DMS
Die Digitalisierung des
Belegwesens bei HAMA
Belegwesens bei HAMA
DIESES e-PAPER IST FÜR DICH INTERESSANT, WENN…
- ...du keine Lust mehr auf ÜBERFÜLLTE AKTENSCHRÄNKE hast
- ...dein ARCHIV im Keller bereits aus allen Nähten platzt
- ...du zu viel Zeit mit dem SUCHEN DEINER DOKUMENTE verbringst
- ...die GOBD-konforme Archivierung deiner Dokumente noch nicht gewährleistet ist
Es existieren darüber hinaus noch viele weitere Gründe, weshalb die Vermeidung von Papier die Performance deines Unternehmens signifikant verbessert. Die VORLIEGENDE SUCCESS STORY VON HAMA wird dir zeigen, wie ein Unternehmen durch die Digitalisierung des Belegwesens regelrecht beflügelt wird.
Über HAMA
In den 80er-Jahren war Hama vor allem für Kamera-Zubehör bekannt. Seither ist das Unternehmen massiv gewachsen und hat sich mit Zubehör für Digitalfotografie, Smartphones, Computer und vielem mehr zu einem weltweit führenden Handelspartner entwickelt. An normalen Tagen versendet Hama mittlerweile rund 3.500 Pakete allein vom Hauptsitz im bayerischen Monheim aus.
Ein derart STARKES WACHSTUM, wie es Hama insbesondere um die Jahrtausendwende realisierte, führt selbstverständlich zu einem erheblichen ANSTIEG DER BELEGMENGE. Nicht zuletzt wird der Gesetzgeber immer anspruchsvoller, wenn es um die Buchführung und Archivierung geht – Stichwort GoBD. Alleine die Anzahl der eingehenden Rechnungen übersteigt mittlerweile die 20.000 Stück pro Jahr. Die Anforderungen an ein DMS waren demnach sowohl vielfältig als auch anspruchsvoll.
Maximale Flexibilität
Das papierbasierte Beleg- und Archivwesen musste dringend abgelöst werden. Im Idealfall durch eine Lösung, die eine schnelle und unkomplizierte, digitale Langzeitarchivierung im Einklang mit der GoBD erlaubt. Gleichzeitig mussten Systemgrenzen zu den führenden Anwendungen in Warenwirtschaft und Buchhaltung überwunden werden. Abschließend war der Bedarf nach leistungsfähigen Workflows immens. Kristina Ebert, Software-Entwicklerin bei Hama, erinnert sich: „Wir haben schnell herausgefunden, dass wir definitiv eine Software-Lösung benötigen, welche sich an unsere sehr individuellen Anforderungen anpassen lässt. Anderweitig wäre das Projekt nicht umsetzbar gewesen.“
Die konkreten
ProjektAnforderungen
ProjektAnforderungen
Nur Digitale Prozesse garantieren Wachstum
Schnell war den Verantwortlichen bei Hama klar: Das papierbasierte Beleg- und Archivwesen musste dringend abgelöst werden. Im Idealfall durch eine Lösung, die eine schnelle und unkomplizierte digitale Langzeitarchivierung im Einklang mit der GoBD erlaubt, die gleichzeitig Systemgrenzen zu den führenden Anwendungen in Warenwirtschaft und Buchhaltung überwindet und zudem mit leistungsfähigen Workflows dabei unterstützt, Abläufe effizienter zu gestalten. Schlussendlich spielen in stark wachsenden Unternehmen auch Komplexe Berechtigungssysteme und Geheimhaltungsregeln eine immer gewichtigere Rolle. Diese waren ebenso Bestandteil des umfangreichen Anforderungskatalogs von HAMA.
Unkomplizierte und Digitale Langzeitarchivierung
Die Ablösung des papierbasierten Beleg- und Archivwesens genoss in diesem Projekt selbstverständlich oberstes Priorität. Die Digitalisierung des kompletten Belegwesens musste zudem ein komplexes Berechtigungskonzept beinhalten um den komplexen Geheimhaltungsregeln gerecht zu werden.
Hinzu kommt natürlich auch eine ergonomische Komponente: Unkompliziert und effizient sollte es also auch noch sein. Besonders bei der er sehr hohen Anzahl an Benutzern summieren sich ergonomisch minderwertige Prozesse sehr schnell zu hohen Kosten auf.
Workflowunterstützung
Durch eine Vielzahl an (teilweise internationalen) Standorten sind im Laufe der Zeit auch lange Wege entstanden. Im Zuge der Digitalisierung des Belegwesens war es ebenso eines der obersten Ziele, durch Automatisierungen Prozesstreue zu gewährleisten als auch Effektivität und Effizienz zu fördern.
Schnittstellen
Egal, ob Warenwirtschaft, das Bestellwesen oder natürlich die Logistik und nicht zuletzt die Buchhaltung: Interaktionen zwischen den Abteilungen sollen sowohl effizient ablaufen als auch nachvollziehbar dokumentiert und abgesichert sein.
GoBD – Konformität
Besonders, wenn es um die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Datensätzen geht, werden sowohl Datenschützer als auch alle Personen, die bei Nichteinhaltung rechtliche Konsequenzen befürchten müssten, mehr als hellhörig. HAMA nutzt unternehmensweit IFS als ERP-System. Um sowohl bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen wie auch bei Gutschriften und Belastungsanzeigen eine revisionssichere Archivierung gewährleisten zu können, muss das Dokumentenmanagementsystem hier juristisch einwandfrei arbeiten.
EASY SOFTWARE war im direkten Vergleich das beste Tool!
Anna Regler
Die Digitalisierung des
Belegwesens bei Hama
Belegwesens bei Hama
Maximale Flexibilität durch modularen Aufbau
Die Step-By-Step Einführung von EASY
Kristina Ebert, selbst Software-Entwicklerin bei Hama, empfand besonders die MODULARE EINFÜHRUNG DES DMS als sehr angenehm. „Wir sind zunächst mit EASY Archive inklusive der Scanlösung EASY Capture gestartet und haben anschließend EASY Documents eingeführt.“ Alleine die Möglichkeit, das System modular aufzubauen und demnach auch Stück für Stück in den Live-Betrieb nehmen zu können, eröffnet Flexibilität bei der Umsetzung.
Heute bildet Hama den kompletten Belegumsatz mit EASY ab. Allein anhand der Liste der wichtigsten Archive wird ersichtlich, von welcher Flut an Dokumenten hier die Rede ist: Denn neben einem Archiv für EINGANGSRECHNUNGEN und einem für AUSGANGSRECHNUNGEN finden sich Archive für AUFTRÄGE, BESTELLUNGEN, GUTSCHRIFTEN, BELASTUNGSANZEIGEN, REISEKOSTENABRECHNUNGEN und QUALITÄTSSICHERUNGSBELEGE wie PRÜFBERICHTE oder SICHERHEITSDATENBLÄTTER. Ein Teil der Belege, die das Unternehmen mit einer E-Mail erreichen, werden nach inhaltlicher Prüfung direkt als neue Mappe in EASY Documents angelegt und nach Beendigung des Workflows revisionssicher in EASY Archive archiviert. Belege, die in Papierform eingehen, versehen die Kolleginnen und Kollegen vor dem Scannen
mit EASY Capture mit einem Barcode. Wichtige Metadaten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder Debitorenadresse gibt das Team bislang noch von Hand ein, bevor der Beleg revisionssicher in einem
der digitalen Archive abgelegt wird.
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- Einbettung von Eskalationsstufen und Freigaben nach dem Mehr-Augen-Prinzip
- Integration des Vertragsmanagements innerhalb des DMS
- Umsetzung komplexer Geheimhaltungsregeln
- Ablösung des papierbasierten Beleg- und Archivwesens im Einklang mit GoBD
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Unsere Partnerschaft mit
der Easy Software AG
der Easy Software AG
Als Partner der EASY Software AG können wir unseren Kunden drei Jahrzehnte Erfahrung anbieten. Die Philosophie hinter deren ganzheitlichem Ansatz lässt sich hervorragend mit unserer Arbeitsweise wie auch unseren Werten und Visionen verbinden. Angetrieben durch unsere innovativen Lösungen und kurzen Laufwege ergibt sich eine perfekte Mischung ganz im Sinne unserer anspruchsvollen Kunden.
Hasan Boyraz
EASY Software in Zahlen
9,1%
MARKTANTEIL
60
LÄNDER
1990
gegründet
13.600
INSTALLATIONEN
50 Mio.
UMSATZ
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