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Die Digitalisierung des
Belegwesens bei HAMA
DIESES e-PAPER IST FÜR DICH INTERESSANT, WENN…
Es existieren darüber hinaus noch viele weitere Gründe, weshalb die Vermeidung von Papier die Performance deines Unternehmens signifikant verbessert. Die VORLIEGENDE SUCCESS STORY VON HAMA wird dir zeigen, wie ein Unternehmen durch die Digitalisierung des Belegwesens regelrecht beflügelt wird.

MIT UNS WIRST
DU PAPIERLOS

Hasan Boyraz

Die Ausgangssituation vor
der Einführung des DMS
Über HAMA

In den 80er-Jahren war Hama vor allem für Kamera-Zubehör  bekannt. Seither ist das Unternehmen massiv gewachsen und hat sich mit Zubehör für Digitalfotografie, Smartphones, Computer und vielem mehr zu einem weltweit führenden Handelspartner entwickelt. An normalen Tagen versendet Hama mittlerweile rund 3.500 Pakete allein vom Hauptsitz im bayerischen Monheim aus.

Ein derart STARKES WACHSTUM, wie es Hama  insbesondere um die Jahrtausendwende realisierte, führt selbstverständlich zu einem erheblichen ANSTIEG DER BELEGMENGE. Nicht zuletzt wird der Gesetzgeber immer anspruchsvoller, wenn es um die  Buchführung und Archivierung geht – Stichwort GoBD. Alleine die Anzahl der eingehenden Rechnungen übersteigt mittlerweile die 20.000 Stück pro Jahr. Die Anforderungen an ein DMS waren demnach sowohl vielfältig als auch anspruchsvoll. 

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Maximale Flexibilität
Das papierbasierte Beleg- und Archivwesen musste dringend abgelöst werden. Im Idealfall durch eine Lösung, die eine schnelle und  unkomplizierte, digitale Langzeitarchivierung im Einklang mit der GoBD  erlaubt. Gleichzeitig mussten Systemgrenzen zu den führenden Anwendungen in Warenwirtschaft und Buchhaltung überwunden werden. Abschließend war der Bedarf nach leistungsfähigen Workflows immens. Kristina Ebert, Software-Entwicklerin bei Hama, erinnert sich: „Wir haben schnell herausgefunden, dass wir definitiv eine Software-Lösung benötigen, welche sich an unsere sehr individuellen Anforderungen anpassen lässt. Anderweitig wäre das Projekt nicht umsetzbar gewesen.“ 
Die konkreten
ProjektAnforderungen
Nur Digitale Prozesse garantieren Wachstum
Schnell war den Verantwortlichen bei Hama klar: Das papierbasierte Beleg- und Archivwesen musste dringend abgelöst werden. Im Idealfall durch eine Lösung, die eine schnelle und unkomplizierte digitale Langzeitarchivierung im Einklang mit der GoBD erlaubt, die gleichzeitig Systemgrenzen zu den führenden Anwendungen in Warenwirtschaft und Buchhaltung überwindet und zudem mit leistungsfähigen Workflows dabei unterstützt, Abläufe effizienter zu gestalten. Schlussendlich spielen in stark wachsenden Unternehmen auch Komplexe Berechtigungssysteme und Geheimhaltungsregeln eine immer gewichtigere Rolle. Diese waren ebenso Bestandteil des umfangreichen Anforderungskatalogs von HAMA.
Unkomplizierte und Digitale Langzeitarchivierung

Die Ablösung des papierbasierten Beleg- und Archivwesens genoss in diesem Projekt selbstverständlich oberstes Priorität. Die Digitalisierung des kompletten Belegwesens musste zudem ein komplexes Berechtigungskonzept beinhalten um den komplexen Geheimhaltungsregeln gerecht zu werden.

Hinzu kommt natürlich auch eine ergonomische Komponente: Unkompliziert und effizient sollte es also auch noch sein. Besonders bei der er sehr hohen Anzahl an Benutzern summieren sich ergonomisch minderwertige Prozesse sehr schnell zu hohen Kosten auf.  

Workflowunterstützung
Durch eine Vielzahl an (teilweise internationalen) Standorten sind im Laufe der Zeit auch lange Wege entstanden. Im Zuge der Digitalisierung des Belegwesens war es ebenso eines der obersten Ziele, durch Automatisierungen Prozesstreue zu gewährleisten als auch Effektivität und Effizienz zu fördern.
Schnittstellen

Egal, ob Warenwirtschaft, das Bestellwesen oder natürlich die Logistik und nicht zuletzt die Buchhaltung: Interaktionen zwischen den Abteilungen sollen sowohl effizient ablaufen als auch nachvollziehbar dokumentiert und abgesichert sein.

GoBD – Konformität

Besonders, wenn es um die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Datensätzen geht, werden sowohl Datenschützer als auch alle Personen, die bei Nichteinhaltung rechtliche Konsequenzen befürchten müssten, mehr als hellhörig. HAMA nutzt unternehmensweit IFS als ERP-System. Um sowohl bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen wie auch bei Gutschriften und Belastungsanzeigen eine revisionssichere Archivierung gewährleisten zu können, muss das Dokumentenmanagementsystem hier juristisch einwandfrei arbeiten. 

EASY SOFTWARE war im direkten Vergleich das beste Tool!

Anna Regler

Die Digitalisierung des
Belegwesens bei Hama

Maximale Flexibilität durch modularen Aufbau

Step-By-Step Einführung von Easy
Kristina Ebert, selbst Software-Entwicklerin bei Hama, empfand besonders die MODULARE EINFÜHRUNG DES DMS als sehr angenehm. „Wir sind zunächst mit EASY Archive inklusive der Scanlösung  EASY Capture gestartet und haben anschließend EASY Documents eingeführt.“ Alleine die Möglichkeit, das System modular aufzubauen und demnach auch Stück für Stück in den Live-Betrieb nehmen zu können, eröffnet Flexibilität bei der Umsetzung.
Heute bildet Hama den kompletten Belegumsatz mit EASY ab. Allein anhand der Liste der wichtigsten Archive wird ersichtlich, von welcher Flut an Dokumenten hier die Rede ist: Denn neben einem Archiv für EINGANGSRECHNUNGEN und einem für AUSGANGSRECHNUNGEN finden sich Archive für AUFTRÄGE, BESTELLUNGEN, GUTSCHRIFTEN, BELASTUNGSANZEIGEN, REISEKOSTENABRECHNUNGEN und QUALITÄTSSICHERUNGSBELEGE wie PRÜFBERICHTE oder SICHERHEITSDATENBLÄTTER. Ein Teil der Belege, die das Unternehmen mit einer E-Mail erreichen, werden nach inhaltlicher Prüfung direkt als neue Mappe in EASY Documents angelegt und nach Beendigung des Workflows revisionssicher in EASY Archive archiviert. Belege, die in Papierform eingehen, versehen die Kolleginnen und Kollegen vor dem Scannen mit EASY Capture mit einem Barcode. Wichtige Metadaten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder Debitorenadresse gibt das Team bislang noch von Hand ein, bevor der Beleg revisionssicher in einem der digitalen Archive abgelegt wird.
Beispiel Rechnungseingang

Obwohl auch Gutschriften und Belastungsanzeigen über das DMS abgebildet werden, lässt sich die Digitalisierung am besten am Beispiel des Rechnungseingangs darstellen.  Die Einführung eines DMS Systems ergab sich im vorliegenden Fall jedoch nicht nur aufgrund von angestrebten Effizienzsteigerungen. Die bis dato nicht gewährleistete Revisionssicherheit im eingesetzten ERP war ebenso ein gewichtiges Argument für die Einführung des EASY DMS!

Rechnungseingang
Spätestens nach dem Scannen liegen alle Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form vor und müssen nicht mehr ausgedruckt werden. Der Import aus einem Postfach sowie die Vergabe fortlaufender Belegnummern erfolgen automatisch. Einmal erfasst ist das Ausdrucken nicht mehr notwendig. Die Weiterverarbeitung erfolgt komplett digital.
Rechnungsprüfung
Die fachliche Prüfung erfolgt in den jeweiligen Fachbereichen. Damit eine Rechnung stets auf dem "richtigen Schreibtisch" landet, erfolgt die Verarbeitung immer gemäß vordefinierter Freigabe-Routen und Berechtigungsworkflows.
Freigabe
Ob eine Rechnung direkt in den Fachabteilungen oder erst durch den Vorstand freigegeben werden darf, ist abhängig vom Fachbereich wie auch der Auftragshöhe vordefiniert. Auch das Mehr-Augen-Prinzip kommt zum Einsatz, wenn Freigaben mehrerer Personen berücksichtigt werden sollen. Schlussendlich erfolgt die Freigabe wie auch die Vorkontierung direkt im DMS und bereitet die Buchung über das ERP vor.
KOMPLEXE GEHEIMHALTUNGSREGELN
KEIN PROBLEM MIT DEM RICHTIGEN DMS

Als besonders nützlich erweisen sich die Workflowfunktionen. „Durch verschiedene Standorte sind lange Wege entstanden. Ein Beispiel hierfür ist der Eingangsrechnungs-Workflow. Die Kolleginnen und Kollegen, die mit  Rechnungsbearbeitungsprozessen vom Rechnungseingang über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Erstellung des Buchungssatzes befasst sind, sitzen in unterschiedlichen Abteilungen in teils unterschiedlichen Ländern“, so Anna Regler, Projektmanagerin im International Process Management bei der Hama GmbH & Co KG. „Deshalb haben wir an das Standard-Modul von EASY Invoice angelehnt einen eigenen Workflow entwickelt. Er sorgt dafür, dass Rechnungen in den verschiedensten Bereichen schnell überprüft und freigegeben werden.“

Der Teufel liegt dabei allerdings im Detail. Denn bei Hama greifen mitunter komplexe und individuelle Genehmigungsregeln. Während teilweise Eingangsrechnungen bis zu einem gewissen Betrag vom Empfänger unmittelbar freigegeben werden dürfen, sind in anderen Fällen – vor allem bei höheren Beträgen – gleich mehrere Freigaben notwendig. „Hier den Überblick über alle Rechnungen und ihren aktuellen Status zu behalten, wäre mit Papier nur schwer möglich. Unsere Workflows dagegen leiten jede Rechnung auf dem jeweils festgelegten Weg an die beteiligten Kollegen. Sie stellen Transparenz her und machen uns auskunftsfähig. Nicht zuletzt sorgen sie mit Hilfe von Eskalationsstufen dafür, dass Belege zeitnah bearbeitet und folglich im Warenwirtschaftssystem verbucht werden“, so Regler. Einen eigenen Weg geht Hama übrigens in Sachen Vertretungsregelung. So werden Belege aus den meisten Workflows an eine verantwortliche Abteilung zur Bearbeitung und Prüfung weitergeleitet – nie an eine Einzelperson. Dafür sind im System Gruppen angelegt, die gemeinsam für die Prüfung der Belege verantwortlich zeichnen. „Auf diese Art und Weise entfallen individuelle Vertreterregelungen. Außerdem kann ein Beleg nicht in einem Eingangskorb unbemerkt liegen bleiben, da weitere Kolleginnen und Kollegen einen Blick darauf haben“, erklärt Regler.

Individuelle Workflows
Gestalten und Anpassen
Die Gestaltung von Workflows
Viele Anpassungen an den Workflows sowie an Capture und den Archiven führt Hama in Eigenregie mit dem eigenen Entwicklungsteam durch. Lediglich für komplexere Anliegen werden die Spezialisten von EASY Software zu Rate gezogen. Anna Regler: „Neben der Leistungsfähigkeit und Flexibilität der Lösungen und der professionellen Betreuung ist das einer der wesentlichen Gründe, warum wir so zufrieden sind. Es wird akzeptiert, dass wir über interne Kompetenzen verfügen und selbst ein Stück Entwicklungsleistung einbringen können. Das EASY Team ist dabei stets unser Rückhalt und gibt uns Hilfestellung, wenn es um Herausforderungen geht, die wir nicht im Alleingang meistern können. Unsere Zusammenarbeit ist äußerst partnerschaftlich.“

UND DAS ZAHLT SICH AUS! Dank EASY Software profitiert Hama von einer Vielzahl automatisierter Prozesse im Belegwesen. Rund 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Konzern nutzen die Lösungen. Und das zahlt sich aus: Circa 20.000 Eingangsrechnungen pro Jahr bearbeiten die Systeme verlässlich und schnell. Und schon bald könnte das noch schneller gehen – denn aktuell erwägt man bei Hama, einen automatischen Belegleser einzuführen. Er würde Metadaten automatisch erfassen, so dass die Anwender die ausgelesenen Daten vor dem Anstoßen des Workflows lediglich kurz kontrollieren müssten. „An dieser Stelle könnten wir nochmals Zeit und Aufwand sparen. Das ist wichtig, denn im Zeitalter der Digitalisierung sind wir auf schlanke und effiziente Prozesse angewiesen“, führt Regler aus. „EASY hilft uns dabei in hohem Maße entlang der gesamten Prozesskette, ganz gleich ob es um einen Papierbeleg oder einen digitalen Beleg geht. Mit EASY fühlen wir uns für jede Prozessanfrage gewappnet.“ Und das zukünftig auch auf dem Gebiet des Vertragsmanagements: Aktuell läuft die Pilotierung von EASY Contract. Die Lösung könnte Hama dabei unterstützen, jederzeit die Übersicht über eine Vielzahl von Verträgen und vertraglichen Fristen zu behalten und Neuverhandlungen rechtzeitig vorzubereiten – denn aufgrund der unterschiedlichen Unternehmensbereiche existiert eine Masse an Verträgen. Zudem überlegt Hama, die Funktionalitäten der vorhandenen EASY Lösungen ebenfalls mobil bereitzustellen, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig in Workflows eingreifen und tätig werden können.

Unsere Partnerschaft mit
der Easy Software AG

Als Partner der EASY Software AG können wir unseren Kunden drei Jahrzehnte Erfahrung anbieten. Die Philosophie hinter deren ganzheitlichem Ansatz lässt sich hervorragend mit unserer Arbeitsweise wie auch unseren Werten und Visionen verbinden. Angetrieben durch unsere innovativen Lösungen und kurzen Laufwege ergibt sich eine perfekte Mischung ganz im Sinne unserer anspruchsvollen Kunden.

Hasan Boyraz

EASY Software in Zahlen
1 %
Marktanteil
1
Länder
1
gegründet
1
Installationen
1 Mio.
Umsatz
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